6 Zeitmanagement-Tipps für natürlich unorganisierte Menschen

6 Zeitmanagement-Tipps für natürlich unorganisierte Menschen

 

Ein großer Teil des erfolgreichen Zeitmanagements wird organisiert. Aber was ist, wenn Sie eine unorganisierte Person sind? Es ist nichts, wofür man sich schämen muss. Es kann sein, dass Ihnen noch nie die richtigen organisatorischen Fähigkeiten beigebracht wurden oder dass Sie sich mit etwas auseinandersetzen, das sich Ihrer Kontrolle entzieht, wie ADHS.

Sie sind vielleicht sogar einer der wenigen, die im Chaos gedeihen, aber Sie müssen noch lernen, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen – egal, ob Sie von Natur aus organisiert sind oder nicht. Wenn Sie Ihre Termine nicht einhalten, werden Projekte nicht abgeschlossen und wichtige Aufgaben werden vergessen. Das macht Sie gestresst und gefährdet Ihr Unternehmen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie durch Befolgen dieser sechs Tipps Ihre Zeit besser verwalten können, unabhängig davon, wie schlecht Sie organisiert sind.

1. Bewerten Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Haben Sie immer das Gefühl, dass ein Tag nicht genug Stunden hat? Vermissen Sie häufig Termine? Hast du jemals das Gefühl, Zeit zu haben, um die Dinge zu tun, die dir Spaß machen?

Klar, es gibt Zeiten, in denen Sie beschäftigt sind und keinen Freund zum Mittagessen treffen können. Aber wir haben alle 24 Stunden am Tag. Warum können Sie eine Frist nicht einhalten oder 15 Minuten Zeit zum Lesen finden, wenn andere dies können? Möglicherweise liegt es daran, dass Ihr Lebensstil Sie daran hindert, Ihre Zeit richtig zu verwalten.

Wenn Sie beispielsweise 12 Stunden am Tag arbeiten, müssen Sie feststellen, warum. Übernimmst du zu viele Aufgaben? Wenn ja, fangen Sie an, Nein zu sagen, und delegieren Sie entsprechende Aufgaben an andere.

Möglicherweise arbeiten Sie 12 Stunden am Tag, da Sie alle fünf Minuten auf Ihr Telefon schauen. Experimentieren Sie mit dem Ausschalten Ihres Telefons, während Sie arbeiten. Sie werden in kürzerer Zeit mehr erledigen.

Der erste Schritt im Zeitmanagement besteht darin, zu bewerten, wie Sie Ihre Zeit für tägliche Aufgaben verwenden. Sie können eine Zeiterfassungs-App oder die alte Stift-Papier-Methode verwenden, um aufzuzeichnen, was Sie wann und wie lange tun.

2. Organisieren Sie Ihre Zeit mit Bedacht.

Zeitmanagement ist schwer. Wenn Sie im Zeitmanagement erfolgreich sein wollen, müssen Sie einen Planer verwenden. Dies kann entweder eine wöchentliche Papierversion oder ein Computersoftwareprogramm sein – was auch immer Sie möchten. Idealerweise sollte es eine Kalender-App enthalten, mit der Sie Ihre Zeit effektiver planen und sich an wichtige Ereignisse und Aufgaben erinnern können.

Coach Marie Forleo rät: “Wenn es nicht geplant ist, ist es nicht real.” Listen Sie in Ihrem Planer alle Aktivitäten auf, für die eine Planung erforderlich ist. Dies umfasst Termine, Projekttermine, sportliche Aktivitäten und gesellschaftliche Veranstaltungen. Planen Sie keine Aktivitäten zu jeder vollen Stunde – das führt zu Frustration. Sie benötigen Zeitblöcke für Pausen und wenn das Unerwartete eintritt.

3. Planen, priorisieren und erledigen Sie Aufgaben.

Viele Leute scheitern beim Zeitmanagement, weil sie Aufgaben nicht geplant, priorisiert und durchgeführt haben. Am besten korrigieren Sie dies, indem Sie eine Routine erstellen.

Erstellen Sie zunächst einen wöchentlichen Zeitplan mit wichtigen Aufgaben, z. B. Antworten auf E-Mails oder Wäsche waschen. Legen Sie als Nächstes die festgelegten Blockzeiten für diese wesentlichen Aufgaben fest. Da Sie bereits ausgewertet haben, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Aufgaben aufgewendet haben, sollten Sie einen Schätzwert für die erforderliche Zeit haben. Seien Sie konsequent und halten Sie die Zeiten die ganze Woche über gleich. Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mails um 8 Uhr abrufen, planen Sie dies jeden Tag um 8 Uhr.

Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere Teile auf. Dies macht die Aufgabe überschaubarer. Sie können eine realistische Zeit für die Arbeit an jedem Chunk festlegen.

Um zu verhindern, dass Sie überfordert werden, befolgen Sie die „Regel von 3“. Chris Bailey, Autor des Buches „The Productivity Project“, schreibt: „Wenn Sie sich nur auf drei Punkte konzentrieren, bleiben Sie zentriert und können erfolgreich sein mehr, selbst an Tagen, an denen alles den Fan trifft. “

4. Geben Sie alles ein “Zuhause”.

Der durchschnittliche Amerikaner verbringt 2,5 Tage im Jahr damit, nach verlorenen Gegenständen zu suchen. Darüber hinaus verlegt rund ein Viertel der Amerikaner zweimal pro Woche ihre Haus- oder Autoschlüssel. Diese Zeit hätte man besser verbringen können. Und mit diesem einen Trick lässt sich das leicht vermeiden: Geben Sie allem ein „Zuhause“.

Zum Beispiel sollten Ihre Autoschlüssel an einem Haken neben der Haustür hängen. Ihre Finanzunterlagen sollten in einem Ordner in einem Aktenschrank aufbewahrt werden. Sie sollten einen Passwort-Manager verwenden, damit sich Ihre Anmeldeinformationen an einem Ort befinden.

Außerdem sollte alles, was Sie nicht verwenden, weggeworfen oder woanders aufbewahrt werden. Auf diese Weise werden Sie nicht abgelenkt und es wird kein wertvoller Platz für wichtige Gegenstände verbraucht. Möglicherweise möchten Sie ein offenes Bücherregal oder transparente Behälter verwenden, damit Sie nicht “aus den Augen, aus dem Kopf” denken müssen.

5. Lassen Sie schlechte Gewohnheiten fallen.

Einer der Gründe, warum Sie möglicherweise nicht organisiert sind, ist, dass Sie schlechte Angewohnheiten entwickelt haben, die Sie daran hindern, sich zu organisieren. Wenn Sie beim Zeitmanagement besser werden möchten, müssen Sie diese schlechten Angewohnheiten aufgeben, z. Dies passiert häufig, wenn Sie gerade Ihr eigenes Unternehmen gegründet haben und alles selbst erledigen. Infolgedessen wird nichts getan. Lerne deine Grenzen und wie man nein sagt. Denken Sie daran, es ist besser, zu wenig oder zu viel zu liefern.

Eine andere schlechte Angewohnheit beruht auf Ihrem Gedächtnis. Egal wie groß Ihr Gedächtnis ist, es kann Sie scheitern. Wir brauchen oft einen Brain Dump oder lassen uns von etwas anderem ablenken. Nehmen Sie immer ein Notizbuch mit, um alles aufzuschreiben, von Gedanken und Ideen bis hin zu Besprechungsnotizen, damit Sie bei Bedarf auf Multitasking zurückgreifen können. Dies ist überraschenderweise auch eine schlechte Angewohnheit. Es ist nicht effektiv, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Anstatt uns zu helfen, mehr auf einmal zu erledigen, brauchen wir länger, um Aufgaben zu erledigen, weil unser Gehirn zwischen Aufgaben hin und her wechselt. Konzentrieren Sie sich darauf, jeweils eine Aufgabe zu erledigen.

6. Erfahren Sie, wie Sie externe Zeitverschwender verwalten.

Es wird Zeiten geben, in denen Ihre Zeit von externen Faktoren beeinflusst wird, wie unerwarteten Besuchern oder Meetings, die sich in die Länge ziehen. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie lernen können, mit diesen äußeren Kräften umzugehen. Zum einen können Sie eine bestimmte Zeit festlegen, um auf Anrufe und E-Mails zu antworten. Schalten Sie bei der Arbeit Ihre Benachrichtigungen aus und verwenden Sie Voicemail.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Zeitblöcke festzulegen, in denen Sie sich treffen können. Wenn Sie nicht erreichbar sind, können Sie die Tür geschlossen halten, ein “Bitte nicht stören” -Schild draußen anbringen oder die Leute höflich bitten, zu einem günstigeren Zeitpunkt zurückzukehren.

Planen Sie nur unbedingt notwendige Besprechungen; Stellen Sie sicher, dass es im Voraus eine Agenda und einen Moderator gibt, damit das Meeting auf Kurs bleibt und pünktlich endet.

Desorganisiert zu sein muss kein Fluch sein. Konzentrieren Sie sich darauf, eine Zeitmanagement-Technik zu finden, die für Sie funktioniert. Nur weil eine Person mit einer bestimmten Technik erfolgreich war, heißt das noch lange nicht, dass sie zu Ihnen passt. Haben Sie keine Angst, verschiedene Ideen auszuprobieren, bis Sie die finden, mit der Sie Ihre Zeit am besten verwalten können.

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